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CCP – Assister une équipe dans la communication des informations et l’organisation des activités

Description

Objectif :

  • Obtenir le Certificat de Compétences Professionnelles (CCP) correspondant, constitutif du titre professionnel de niveau 5 inscrit au RNCP Assistant(e) de Direction

 

CT1 – Produire des documents professionnels courants

  • Saisir et présenter des documents professionnels courants en utilisant l’application bureautique la plus appropriée à la production attendue ou le progiciel propre au secteur d’activité, en respectant la charte graphique et les consignes données, afin de transmettre les informations de manière adaptée et dans les délais impartis aux destinataires internes et externes à l’entreprise.

CT2 – Communiquer des informations par écrit

  • À partir d’une prise de notes, d’une recherche d’informations, de consignes ou pour les besoins du service, rédiger et présenter des écrits professionnels à usage interne et externe pour communiquer des informations de façon efficace et en assurer le suivi.
  • Sélectionner et exploiter des informations afin de les restituer au destinataire sous une forme adaptée au contenu et au besoin (mail, courrier à partir de modèles, note, compte rendu, diaporama).

CT3 – Assurer la traçabilité et la conservation des informations

  • En fonction des activités du service, à partir d’une organisation existante, concevoir et mettre en oeuvre un plan de classement pour garantir l’accessibilité aux dossiers par les tiers habilités.
  • Organiser de façon ergonomique le classement et l’archivage physiques et numériques des documents et des mails selon les règles en vigueur, en veillant à la sécurité et à la confidentialité des informations.
  • Dans une perspective de dématérialisation des documents, les numériser et les nommer en vue de leur classement ou leur archivage sur un disque interne partagé, selon les règles et procédures de la structure.

CT4 – Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement

  • Afin de contribuer au bon fonctionnement du service et à la satisfaction des interlocuteurs, accueillir des visiteurs et les orienter vers les personnes et services concernés conformément aux procédures.
  • Traiter les appels entrants et sortants sur différents canaux (téléphone, messagerie instantanée, plateforme de communication unifiée) en adoptant un ton et une expression adaptés.
  • Assurer la transmission des messages en utilisant de façon adéquate les outils de communication synchrones ou asynchrones.

CT5 – Planifier et organiser les activités de l’équipe

  • Dans le respect des délais et d’un budget définis par la hiérarchie, anticiper, planifier les rendez-vous et organiser les réunions et les déplacements d’une équipe en prenant en compte les impératifs de ses membres, afin de contribuer à la bonne coordination des activités.
  • Utiliser à bon escient les outils de planification et de gestion de temps, tenir à jour les agendas et plannings, informer les interlocuteurs concernés des modifications et alerter en cas de difficultés d’organisation prévisibles.
  • Assurer l’organisation logistique des activités en fonction des contraintes et établir le suivi des budgets correspondants.

 

Un titre professionnel est accessible par capitalisation de certificats de compétences professionnelles (CCP) ou suite à un parcours de formation et conformément aux dispositions prévues dans l’arrêté du 9 mars 2006 relatif aux conditions de délivrance du Titre Professionnel du ministère chargé de l’emploi.

 

Titre(s) Professionnel(s) lié(s) :

  • Secrétaire Assistant(e)
  • Secrétaire Comptable
  • Secrétaire Assistant(e) Médico Social(e)

 

Caractéristiques

Public visé Tout public
Pré-requis Sans niveau de diplôme particulier, projet validé par un Conseiller en Evolution Professionnelle, aisance à l'écrit et à l'oral en français
Durée en heures 175h (volume indicatif et personnalisable en fonction des besoins et du profil)
Certification, évaluation Certificat de Compétences Professionnelles
Méthodes pédagogiques Exposés et illustrations avec diaporamas et/ou supports pédagogiques individuels, réalisation de synthèses de cours, exercices de réflexions et travaux de groupe, exercices individuels d’application et corrigés, évaluations formatives, normatives et correctives, travaux et révisions en salle tutorée ou e-learning ponctuellement, 1 formateur pour 8 à 16 stagiaires, mises en situation avec utilisation des logiciels dédiés, exercices interactifs d’application et d’auto-évaluation